Vzorový popis úlohy archivára

Pozícia zamestnanca archívu sa nazýva archivár. Hlavnou úlohou odborníka v tejto oblasti je organizácia práce samotného archívu a šírenie dokumentácie v ňom. Takíto odborníci sú potrební všade tam, kde existuje veľký obrat úradných listín, najmä v organizáciách týkajúcich sa poisťovníctva, financií a najmä v štátnych podnikoch. Hlavným dokumentom, na ktorý by sa mal nový zamestnanec odvolávať, je opis práce archivára.

Všeobecné ustanovenia

Iba vedúci podniku môže archivára prijať alebo odvolať. Okrem toho by sa mal v prvom rade odvolávať na súčasné právne predpisy krajiny. V pokynoch by sa mala uviesť osoba, ktorá je priamym vedúcim odborníka, ktorý zastáva túto pozíciu.

Na to, aby osoba pracovala ako archivárka, musí dostať počiatočné odborné vzdelanie a potom môže byť prijatá na pozíciu aj bez skúseností v tejto oblasti. Existuje možnosť, že človek so stredoškolským alebo všeobecným vzdelaním si získa prácu, ale potom by mal byť v tomto smere špeciálne vyškolený. Pracovné skúsenosti pre túto pozíciu sú voliteľné.

Čo by malo vedieť

Z popisu práce archivára podniku vyplýva, že zamestnanec musí mať určité vedomosti: je povinný preštudovať si v tejto organizácii predpisy, pokyny a úplný zoznam právnych dokumentov týkajúcich sa podnikania v archíve. Okrem toho musí vedieť, ako ukladať, používať dokumenty a tiež podľa toho, aké normy ich akceptovať a odovzdávať. Jeho znalosti by mali zahŕňať jednotný štátny systém kancelárskej práce. Okrem toho musí pochopiť, ako sa zostavujú opisy uložených dokumentov, ktoré z nich je potrebné uchovávať natrvalo a ktoré len dočasne, a tiež vypracovať akty týkajúce sa ich zničenia.

Z popisu práce asistenta archivára vyplýva, že musí vedieť, ako sa veci robia, podľa akých pravidiel sú pripravené na budúce použitie a bezpečnosť, ako sa vedú záznamy a ako sa pripravujú vyhlásenia v podniku. Táto osoba musí pochopiť štruktúru spoločnosti, v ktorej pracuje, ako aj pravidlá používania zariadení a všetky technické prostriedky potrebné na vykonanie práce v archíve. Okrem toho je povinný poznať všetky vnútorné pravidlá a zákony organizácie vrátane ochrany práce, požiarnej bezpečnosti, rutín a pod.

povinnosti

Z popisu práce archivára rozpočtovej inštitúcie vyplýva, že musí vykonávať určité funkcie: vykonávať práce súvisiace s archiváciou, uchovávať archivovanú dokumentáciu, evidovať prijaté dokumenty, rozvíjať nomenklatúru a kontrolovať správnosť registrácie súborov pred archiváciou. Ak je to potrebné, šifruje úložné jednotky, systematizuje umiestňovanie prípadov a ukladá ich do registra.

Z popisu práce archivára zdravotníckeho zariadenia vyplýva, že by mal pripraviť súhrnný opis uloženej dokumentácie, jej distribúciu do dočasných a neobmedzených jednotiek. Musí uchovávať záznamy a včas ničiť dokumenty, ktorých trvanlivosť už uplynula, a tiež vyvinúť systém, pomocou ktorého bude možné jednoducho a rýchlo nájsť požadovaný dokument.

Ďalšie funkcie

Okrem toho si jeho pracovné povinnosti vyžadujú prítomnosť počas skúšky kvôli dostupnosti dokumentov pre vedu a nielen. Musí zabezpečiť, aby dokumenty zostali nedotknuté, a ak je to potrebné, vykonať s nimi reštaurátorské práce. Tento špecialista tiež zabezpečuje, aby priestory archívu mali všetky potrebné podmienky na bežné ukladanie dokumentov.

Archivátor musí sledovať dodržiavanie pravidiel požiarnej ochrany a používať pri práci s dokumentmi moderné technické prostriedky. Na žiadosť zamestnancov a návštevníkov organizácie je povinný vydávať kópie alebo originály archívnej dokumentácie, vyhotovovať referencie pomocou informácií dostupných v archíve a pripravovať správy o svojej práci.

práva

Z popisu práce lekárskeho archivára vyplýva, že má určité práva. Môže požadovať a prijímať dokumenty, ktoré sa týkajú jeho práce. V prípade potreby môže spolupracovať s odborníkmi z iných oddelení podniku alebo z iných organizácií, ak mu to pomôže pri riešení jeho príslušných otázok. Ak je to potrebné, môže zastupovať záujmy svojej spoločnosti v iných organizáciách v akýchkoľvek záležitostiach, ktoré priamo súvisia s prácou archívu.

Zodpovednosť

V náplni práce archivára sa predpokladá, že je zodpovedný za nesplnenie svojich povinností a za nekvalitnú prácu, za poskytovanie nepravdivých alebo skreslených informácií o vykonaných úlohách, za odmietnutie plniť príkazy orgánov.

Okrem toho je zodpovedný za situácie, keď boli zistené porušenia, porušenia bezpečnosti alebo iné činnosti, ktoré ohrozujú bežnú prevádzku podniku, a zamestnanec ich neoznámil a neprijal žiadne opatrenia na odstránenie problému. Za porušenie pracovných noriem zodpovedá archivár.

Pracovné podmienky

Z popisu práce archivára vyplýva, že vedenie organizácie by malo určiť hodiny svojej práce v súlade s pracovnou legislatívou. V prípade potreby výroby mu musí spoločnosť poskytnúť pracovisko s prihliadnutím na všetky normy a normy, ako aj všetko potrebné na vykonanie obchodných ciest vrátane miestnych. Má tiež právo podpisovať dokumenty v rámci svojej právomoci.

záver

Hlavným dokumentom, na ktorý by sa mal odborník, ktorý sa prijal na túto pozíciu, opierať, je opis práce archivára. Bez ohľadu na to, v ktorej organizácii pracujú, práva, povinnosti, funkcie a znalosti sa prakticky zhodujú a môžu sa líšiť v závislosti od potrieb konkrétneho podniku a od toho, aké úlohy manažérsky tím zveruje svojim zamestnancom.

Takáto práca si vyžaduje pozornosť, vytrvalosť, znalosť bezpečnostných pravidiel pre dôležité dokumenty, znalosť posudzovania hodnoty určitých dokumentov, ako aj schopnosť organizovať, rýchlo vyhľadávať a šifrovať dokumenty. Ďalším dôležitým faktorom je práca s ľuďmi, pretože povolanie archivára spočíva v vydávaní a prijímaní rôznych dokumentov, kontrole správnosti ich zostavenia a pravosti. Iba pozorný človek, pripravený pracovať s veľkým množstvom informácií a zastupovať záujmy spoločnosti v iných organizáciách, bude schopný správne a spoľahlivo vykonávať pracovné povinnosti v tejto pozícii.