Opis práce vedúceho kancelárie so sekretárskymi funkciami: vlastnosti a požiadavky

Aj s malými zamestnancami, vrátane iba vedúceho spoločnosti a jej zamestnancov, je potrebný zodpovedný zamestnanec, ktorý by bol organizačnou silou, bol schopný riadiť a riadiť pracovný proces - táto myšlienka určuje text opisu práce vedúceho kancelárie.

Takéto postavenie si vyžaduje, aby žiadateľ mal súbor špecifických zručností a primerané vzdelanie, ako aj schopnosť interakcie s ľuďmi. Tento zoznam požiadaviek sa však neobmedzuje len na:.

Popis práce

Už vo fáze podania žiadosti o pozíciu sa kandidát môže oboznámiť s normatívnym aktom upravujúcim jeho práva, povinnosti a oblasť zodpovednosti v spoločnosti. Takýto dokument sa nazýva popis práce. Pozostáva z piatich hlavných častí:

1. Všeobecné ustanovenia Obsahujú všetky organizačné informácie: názov podniku, držanú pozíciu a štrukturálnu jednotku, ku ktorej patrí. Označuje tiež podriadenie, postup pri obsadzovaní funkcie a prepúšťaní, ako aj požiadavky na vzdelanie a kvalifikáciu.
2. Cla. V tejto časti je uvedený zoznam povinností zamestnanca a spôsob ich vykonávania.
3. Práva zamestnanca, to znamená všetky ďalšie prvky, ktoré prispievajú k efektívnemu plneniu povinností.
4. Zodpovednosť. V súlade s touto časťou vedenie rozhoduje o hodnotení kvality práce, povýšení alebo pokuty.
5. Vzťah. Táto časť upravuje všetku komunikáciu s externými a vnútornými jednotkami, ktoré môžu vzniknúť zamestnancovi v procese vykonávania jeho funkcií.

Zásady písania popisov práce

Normatívnym základom pre prípravu takýchto dokumentov je kvalifikačný adresár miest manažérov, odborníkov a ostatných zamestnancov (1998). Pri jeho vývoji sa značná pozornosť venovala opisu postavenia a podmienok, za ktorých môže zamestnanec plniť svoje povinnosti. Špecifiká práce sú uvedené v názve dokumentu, napríklad „Opis práce tajomníka“ (vedúci kancelárie alebo hlavný účtovník).

Okrem toho, ak existujú dva príspevky s rovnakým menom, ale s rôznymi úlohami, mali by sa pripraviť rôzne dokumenty odrážajúce tieto rozdiely. Opis pracovných miest vedúceho kancelárie dôstojníka má určité odlišnosti od toho istého regulačného aktu pre tajomníka.

Požiadavky vedúceho kancelárie

Tak či onak, kandidát na pozíciu bude musieť viesť ľudí. Môže to byť len pár ľudí v malej spoločnosti alebo celý administratívny personál vo veľkom podniku. Žiadateľ musí byť, samozrejme, istý užívateľ PC a musí byť schopný pracovať s iným kancelárskym vybavením (skener, tlačiareň alebo fax). Vedúci kancelárie je často predstaviteľom spoločnosti, preto je nevyhnutnou podmienkou povinná reč a schopnosť písať obchodné listy. Spoločnosti veľmi často požadujú, aby títo zamestnanci poznali základy papierovania a pracovného práva. Znalosť aspoň jedného cudzieho jazyka je stále žiaducou zručnosťou, avšak v prípade žiadosti o veľký podnik je to už jedna z povinných požiadaviek.

V niektorých prípadoch musí manažér úradu skombinovať svoje povinnosti s funkciami ostatných zamestnancov. To vedie k zvýšeniu požadovaných zručností. Preto musí mať vedúci kancelárie s funkciami účtovníka primerané vzdelanie a mať špeciálne programy.

Hlavné zodpovednosti

Typický popis práce vedúceho kancelárie so sekretárskymi funkciami obsahuje tieto položky:

• spracovanie pošty, prichádzajúcej aj odchádzajúcej; ich prerozdelenie v rámci spoločnosti;
• kontrola načasovania plnenia záväzkov vyplývajúcich zo zmlúv a dohôd;
• uskutočňovanie odchádzajúcich a prijímajúcich prichádzajúcich hovorov;
• pracovať s klientmi a zástupcami partnerských spoločností;
• monitorovanie dostupnosti potrebného kancelárskeho vybavenia;
• udržiavanie kancelárskeho vybavenia v prevádzkyschopnom stave av prípade poruchy privolať odborníkov;
• rozdelenie času v pracovnom rozvrhu (v niektorých prípadoch pre vedúceho pracovníka);
• organizácia potrebných podujatí (stretnutia, konferencie, obchodné cesty, firemné večierky);
• zaznamenávanie stretnutí;
• aktualizácia a doplňovanie čerstvého obsahu na firemnej stránke.

Tento zoznam obsahuje iba základné požiadavky. Ostatné položky môžu byť pridané v súlade so špecifikami uzavretej pracovnej zmluvy. Napríklad opis práce vedúceho kancelárie s funkciami zamestnanca vyžaduje, aby zamestnanec včas uchovával a poskytoval všetku účtovnú dokumentáciu alebo aby v prípade jeho neprítomnosti nahradil vedúceho personálneho oddelenia.

Ďalšie povinnosti

Opis hlavných funkcií vedúceho kancelárie obsahuje okrem hlavných funkcií aj zoznam rôznych zodpovedností, ktoré sa môžu líšiť v závislosti od pokynov spoločnosti. Od správcu úradu sa môže požadovať, aby spolupracoval so správnymi orgánmi, to znamená získal povolenie na vykonávanie obchodnej činnosti, otvoril pobočku spoločnosti alebo dcérskej spoločnosti atď.

Jednou z najdôležitejších úloh je skutočné riadenie spoločnosti v neprítomnosti jej riaditeľa. To je samozrejme možné iba vtedy, ak sa zamestnanec etabloval ako zodpovedná a spoľahlivá osoba, na ktorú sa môže spoľahnúť. Opis práce vedúceho kancelárie navyše často obsahuje klauzulu o potrebe vypracovania všeobecnej plnej moci. Takýto dokument sa môže vyžadovať napríklad na prijímanie poštových zásielok vysokého stupňa dôležitosti.

Neformálne požiadavky

Veľké spoločnosti zvyčajne vopred umožňujú zoznámiť sa s opisom pracovného miesta vedúceho kancelárie pre kandidátov na túto pozíciu, aby si boli plne vedomí zoznamu požiadaviek a zodpovedností.

Žiadateľ však musí aj pri pohľade na tieto právomoci pochopiť, že zostáva jedným z mnohých zamestnancov podniku. V tejto súvislosti by sme nemali zabúdať na to, čo nie je uvedené v popise práce. Vedúci kancelárie s funkciou tajomníka musí byť osoba, ktorá má krehký zmysel pre čas, aby ju mohla podľa potreby distribuovať.

Úlohy na organizovanie pracovného toku

Najdôležitejšou požiadavkou na jeho prácu je efektívnosť, takže osoba, ktorá má takéto postavenie, je povinná hospodárne spotrebovávať kancelárske materiály, kontrolovať množstvo spotrebovanej elektriny.

Za ostatných zamestnancov je manažér kancelárie zodpovedný takmer rovnako ako vedúci. Na základe toho musí zabezpečiť, aby pracovné podmienky boli v súlade s prijatými hygienickými normami a bezpečnostnými predpismi. Napokon, pri plnení svojich priamych povinností, riaditeľ úradu získa prístup k utajovaným dokumentom, a preto je jednou z požiadaviek podpísanie dohody o nezverejnení obchodného tajomstva alebo akýchkoľvek iných informácií, ktoré by mohli poškodiť postavenie spoločnosti na trhu.

Práva správcu kancelárie

Výkon tohto počtu povinností samozrejme umožňuje zamestnancovi vykonávať osobitné práva. Uvádzajú sa tiež v popise práce vedúceho kancelárie. Podstata niektorých z nich, napríklad schopnosť prístupu k dôverným informáciám, pramení priamo z potreby plniť si pracovné povinnosti. Ostatné sú spojené s oprávneniami na výkon. Vedúci kancelárie má teda právo požadovať od ostatných zamestnancov, aby napravili chyby, ktoré urobili z nedbanlivosti vo výrobných dokumentoch, aby im určili veľkosť stimulu alebo uložili sankcie za nedbanlivosť.

Vedúci kancelárie je často prepojením medzi zamestnancami a osobami s rozhodovacou právomocou. Takéto postavenie mu umožňuje dosiahnuť lepšie pracovné podmienky a prezentovať kolektívne želania na zlepšenie kvality práce konkrétneho oddelenia a podniku ako celku.

Funkcie opisu úlohy vedúceho kancelárie obchodného oddelenia

Kancelárski manažéri sú už dlho nevyhnutné vo veľkých a nie tak veľkých spoločnostiach, takže na obsadenie takéhoto voľného miesta potrebujú určité špeciálne zručnosti. Bežným prípadom je, keď niekoľko administratívnych pracovníkov so špeciálnymi funkciami, ktoré sú pod dohľadom jednej, pracuje v tom istom podniku. Ich opisy úloh sa v podstate zhodujú, ale líšia sa v dodatočnom súbore funkcií.

Ak teda vedúci kancelárie pracuje v obchodnom oddelení, jeho popis práce môže obsahovať také položky, ako sú:

• hľadať nové miesta predaja;
• sledovanie zmien v štruktúre dopytu;
• príprava správ o perfektnom predaji;
• priama práca s klientom na prijímaní objednávok a ich následné spracovanie;
• pracovať na informovaní zákazníkov o možných zmenách v sortimente tovaru a prepočítaní cien;
• organizácia potrebných stretnutí;
• podpisovanie zmlúv o dodávke tovaru.

Ďalšie požiadavky môžu súvisieť so špecifikami tovaru ponúkaného spoločnosťou. Ak je spoločnosť spojená s predajom nehnuteľností, medzi povinnosti vedúceho kancelárie môže patriť príprava informačných brožúr a príprava konkrétnych dokumentov.

Zodpovednosť vedúceho kancelárie

V prípade neplnenia svojich povinností, pri páchaní trestných činov, vrátane odhaľovania obchodných tajomstiev alebo pri vykonávaní iných konaní, ktoré poškodzujú imidž spoločnosti, je vedúci kancelárie zodpovedný v súlade s normami správneho, občianskeho a trestného zákonníka. Ak bola organizácii spôsobená materiálna škoda, trest sa uloží v súlade s ustanoveniami Zákonníka práce.