Video: Krčméry: Postupne sa stiahnem z krízového štábu a pôjdem na dôchodok 2024, Júl
Mnoho dievčat sníva o začatí kariéry s pozíciou referentky. Toto je úplne normálna a primeraná túžba. Len nie každý premýšľa o tom, čo je potrebné (okrem atraktívneho vzhľadu). Ale stálo by to za to. Koniec koncov, referent nie je len „krásna tvár“ vedúceho. Ide skôr o „sprievodcu“ vo všetkých záležitostiach: vševedúce a šikovné dievča, ktoré nájde východisko z akejkoľvek situácie. Pozrime sa bližšie.
Čo musíte vedieť
V každej organizácii je pokyn sekretárky. Obsahuje zoznam (niekedy podrobných, niekedy nie príliš) úradných povinností. Patria sem zručnosti. Osoba, ktorá má šťastie, že takúto prácu získa, by mala byť schopná komunikovať s klientmi, vyjednávať (osobné a telefónne), vyberať a organizovať materiály, pripravovať výpisy a ďalšie. To znamená, že je jasné, že táto osoba by mala mať veľa zručností. Špecifiká závisia od smerovania spoločnosti. Napríklad od právneho poradcu sa vyžaduje, aby pochopil právne ťažkosti. Stáva sa, že táto pozícia je spojená so schopnosťou riešiť organizačné problémy. Inými slovami, referent je „pravou rukou“ vodcu. Vždy je v krídlach, musí vedieť všetko, čo šéf potrebuje pre svoju prácu.
Niektoré „špeciálne“ profesijné otázky
Tu je potrebné trochu objasniť, čo sa zvyčajne „skrýva za scénami“. Keďže referent je práve osoba, ktorá najčastejšie komunikuje s šéfom, musí mať určité diplomatické schopnosti. Prečo? Je to jednoduché: vodca (najmä veľký tím) nemá čas sa vysporiadať so všetkými nuansami vzťahu. Zvyčajne je to muž práce. Keď má niekto narodeniny, ktorý porodí, má deti - zaujíma ho to iba v súvislosti s pracovnými okamihmi. Všetky tieto „malé veci“ padajú na plecia asistentky tajomníka. Je povinný oznámiť šéfovi, kedy má sviatok upozorniť na napätie vytvorené v tíme (ak to stojí za pozornosť). Ukazuje sa teda, že najprv musí zistiť pomocný tajomník sám, preosiať prebytok a potom „načítať“ manažéra. Táto práca nie je ľahká! Ale to bolo z oblasti neformálnych povinností.
Hlavné funkcie
Takmer všetku kancelársku prácu pripadá na asistenta tajomníka v malých firmách. Z veľkej časti to. To znamená, že sa budete musieť naučiť písať listy, správne zariadiť príjem a odoslanie, registráciu, distribúciu (ak existujú) a tak ďalej. Je zrejmé, že človek sa neobíde bez dokonalej znalosti ruského jazyka. Chybové písmená sú pokazenou tvárou spoločnosti. Niekedy sa vyžaduje, aby osoba so znalosťou cudzích jazykov pracovala na tejto pozícii. Ďalej, referent je osoba, ktorá spája zamestnancov spoločnosti (alebo jej oddelení) navzájom. Medzi jeho funkcie patrí správne rozdelenie informačných tokov medzi štruktúrnymi jednotkami, ktoré pracujú na jednej veľkej veci. Referent je povolanie dosť zložité, pretože treba mať na pamäti veľa detailov a faktov. To všetko je potrebné, aby sa vedúci cítil pohodlne a nenechal sa rozptyľovať maličkosťami od hlavnej línie.
Osobné kvality
Keďže práca referenta je založená na komunikácii, vyberú pre túto pozíciu komunikačného, nekonfliktného človeka. V každej spoločnosti je to „kľúčový“ príspevok. Osoba, ktorá ho zamestnáva, má veľký vplyv na vodcu i kolegov. Preto sa vyžaduje slušnosť. Pomocný sekretár by mal byť tiež presný, inteligentný a kreatívny. Človek musí byť schopný nájsť prijateľnú cestu z akejkoľvek situácie. Recenzent najskôr premýšľa o „tvári“ svojho zamestnávateľa a potom o sebe. Úroveň zodpovednosti nie je len vysoká, ale aj globálna. Nie každý sa s takýmto nákladom vyrovná. Preto sa pred podaním žiadosti o túto pozíciu musíte dôkladne zamyslieť. Asistent tajomníka na pracovisku by mal byť schopný dať svoje záujmy na pozadí. Na prvý - všetko, čo je potrebné, aby šéf pracoval. Mimochodom, toto je dôvod, prečo dievčatá najčastejšie zastávajú túto pozíciu, pretože starostlivosť o suseda v ženách je v krvi.
Dôverné informácie
Je zrejmé, že s takou úzkou komunikáciou bude referentovi známe mnoho skutočností, ktoré by sa nemali zverejňovať. Nejde iba o služobné tajomstvá a obchodné tajomstvá. Tajomník, ako blízky priateľ, je často dôveryhodný a osobný údaj. Stojí za zmienku, že referent je povinný uchovávať dôverné informácie. To je jedna z jeho hlavných odborných schopností.
Aké vzdelanie je potrebné
Vedúci sa snaží zvoliť referenta na základe smeru činnosti. To znamená, že žiadateľ musí mať diplom zodpovedajúci práci spoločnosti. Okrem toho sú na túto pozíciu často vybraní ľudia s právnickým vzdelaním. To je výhodné, ak často musíte uzavrieť obchod, pripraviť ďalšie dokumenty. Medzi najjednoduchšie požiadavky patrí plynulosť všetkých počítačových programov (kancelária), schopnosť tlače (rýchlo a kompetentne). Keďže referent je v skutočnosti poradca, musíte mať zručnosti potrebné na vyhľadávanie informácií na webe aj offline. Inteligentný človek s rýchlou reakciou je na takúto pozíciu častejšie zaujatý ako držiteľ „pravého“ diplomu, ktorý nevie, ako rýchlo zvládnuť situáciu.
Miesto výkonu práce
Takéto postavenie referentky je teraz takmer v každej kancelárii. Často sa to nazýva iba týmto spôsobom a človek vykonáva rôzne funkcie. Všetko záleží na veľkosti spoločnosti, úlohách, počte zamestnancov. V niektorých podnikoch vykonáva sekretárka aj funkcie účtovníka, v iných - právnika a podobne. Je to skvelý začiatok pre osoby hľadajúce kariérny rast. Na krátku dobu si môžete osvojiť mnoho zručností, zvládnuť rôzne povolania, hlavnou vecou je porozumieť práci spoločnosti, „dotknúť sa“ vlastnými rukami. Musíte sa však veľmi rýchlo „točiť“. Pretože veľa informácií bude musieť byť spracovaných vo vysokorýchlostnom režime. Ale ak všetko vyjde, potom získané vedomosti budú stačiť na začatie nezávislého výstupu na tie riadky, ktoré sami určíte. To však vôbec nie je potrebné. Pretože povolanie referenta, ak ho beriete vážne, je samo o sebe zaujímavé. Ona to nedovolí
bežať úzkym smerom, neustále zvládať všetky nové objemy vedomostí, zlepšovať sa.
Ako získať rozhovor
Ak sa rozhodnete, že sa s takouto zodpovednou prácou vyrovnáte, mali by ste predložiť dostupné životopisy. Nezabudnite skontrolovať gramotnosť odpovedí. Majte na pamäti, že chyby pravopisu okamžite znížia vaše šance na nulu. Štýl by mal byť tiež obmedzený podnikania. Každé z vašich slov bude starostlivo zvážené a úmyselné. Potom sa začnú „pokusy“. Budete musieť venovať nejaký čas dokázaniu, že budete schopní byť dôstojným pomocníkom vodcu. Každá spoločnosť prichádza so svojimi vlastnými metódami. Pripravte sa však na to, že musíte hovoriť s rôznymi úradníkmi, pripraviť niekoľko úradných dokumentov, odpovedať na niekoľko telefonických hovorov. Musíte tiež vziať do úvahy skutočnosť, že váš vzhľad bude prísne kontrolovaný. To znamená, že sa „preskúmajú“ od hlavy až k päte. Najčastejšie budete musieť preukázať obchodný štýl oblečenia (make-up, účes). Je tiež nežiaduce používať silné arómy. Premýšľajte nad každou maličkosťou! Všetko vo vás by malo byť diskrétne, ale atraktívne. Tip: zostaňte skromní, ale sebaistí. Buďte inteligentní, ale nie arogantní. Potom by malo určite všetko fungovať!
