Video: Čo má obsahovať pracovná zmluva? 💼 | Zmudri.sk 2024, Júl
Tok dokumentov je dôležitou súčasťou činnosti a nevyhnutným prvkom riadenia akejkoľvek inštitúcie, organizácie, podniku. Obchodné dokumenty musia byť správne zložené, systematicky a optimálne skladované. S rozvojom ekonomiky rastú informačné toky a počet dokumentov vo všetkých sférach ľudskej činnosti. Preto v súčasnosti rastie dopyt po celkom novej profesii - správca dokumentov.
Kto je správca dokumentov
Dokumentový špecialista je špecialista, ktorý sa zaoberá registráciou a účtovaním dokumentácie. Príbuzné profesie sú sekretárka, archivárka, úradníčka.
Administratívne dokumenty vedenia by sa mali riadne vypracúvať v súlade s normami a mali by sa o nich informovať zamestnanci a najmä tí, pre ktorých boli príkazy určené. Dokumenty majú tendenciu byť zastarané, vychádzajú z obehu. V takom prípade sa musia triediť v súlade s právnymi predpismi o vedení záznamov a ukladať do archívu. To všetko robí správca dokumentov.
Pracovné povinnosti odborníka na dokumenty sa môžu zdať nudné. Ale to je len na prvý pohľad. Prostredníctvom správcu dokumentov, najmä ak je jediný zodpovedný za správu dokumentov v podniku, všetky informačné toky prechádzajú, môže sledovať prácu všetkých oddelení a porozumieť mechanizmom činnosti a rozvoja spoločnosti.
Vo veľkých organizáciách sú povinnosti odborníkov pri práci s dokumentmi zvyčajne rozdelené: dizajn, registrácia, vstup do elektronickej databázy, kontrola vykonávania, ukladanie sú vykonávané rôznymi ľuďmi a dokonca aj celými oddeleniami.
Čo musí správca dokumentov vedieť
Aby odborník správne vypracoval dokumenty, v ktorých sa informácie uvádzajú stručne, jasne a jasne, musí poznať účel a formy zostavovania všetkých druhov dokumentov. Aby bolo možné zistiť, ako vyzerá právne záväzný dokument, musí vlastniť základy práva.
Keďže dnes je väčšina dokumentov uložená na elektronických médiách a je potrebná počítačová výmena informácií, softvérový špecialista musí rozumieť softvéru na správu dokumentov. Musí vytvárať elektronické databázy a musí byť schopný komunikovať s personálom obsluhujúcim automatizované systémy na vytváranie, ukladanie a prenos dokumentov.
Na ukladanie dokumentov do archívu musí odborník poznať určité pravidlá a špecifikácie. Účel dokumentov a ich dôvernosť, podmienky, podmienky uchovávania - podľa týchto kritérií musíte dokumenty zoradiť v archíve a potom vytvoriť efektívny vyhľadávací systém.
Zodpovednosť za dokumentáciu
Medzi pracovné povinnosti správcu dokumentov v inštitúcii patrí
- príprava, účtovníctvo, uchovávanie a kontrola dokumentov;
- systematizácia pracovného toku a zabezpečenie pohybu dokumentov;
- organizácia optimálneho toku dokumentov v rámci organizácie;
- organizácia ukladania a rozvoja klasifikátorov dokumentácie;
- triedenie, skúmanie hodnoty a prenos do archívu dokumentov s uplynutou platnosťou;
- zefektívnenie prichádzajúcej dokumentácie;
- vývoj štandardných formulárov a harmonogramov dokumentov;
- vytváranie databáz dokladov s vytvorením registračných čísel a indexov a adries elektronického ukladania;
- príprava potrebných materiálov na stretnutia, rokovania a stretnutia.
Vedúci správca dokumentov vykonáva úradné povinnosti v skutočnosti rovnaké, ale s väčším podielom zodpovednosti a dáva úlohy aj zamestnancom s nižším postavením.
Pracovné povinnosti správcu dokumentov vo vzdelávacej inštitúcii
Správca dokumentov vzdelávacej inštitúcie by mal poznať okrem iných legislatívnych aktov aj zákon Ruskej federácie „o vzdelávaní“. Keďže materské školy a školy majú obmedzený počet zamestnancov, správca dokumentov kombinuje povinnosti tajomníka, úradníka a zamestnanca, riadi sa metodickými odporúčaniami pre prácu s dokumentmi vo vzdelávacích inštitúciách (list Ministerstva školstva Ruskej federácie z 2. 12. 2000 č. 03-51). / 64).
Povinnosti správcu dokumentov v materskej škole okrem iného zahŕňajú prípravu pracovných zmlúv so zamestnancami, vyhotovenie osobných spisov a vedenie detskej knihy. Pracuje tiež s vojenským registračným pultom a vedie príslušnú dokumentáciu, ak sú v inštitúcii vojensky zodpovední zamestnanci.
Správca dokumentov plní úradné povinnosti v škole tým, že pripravuje návrhy administratívnych dokumentov o pohybe kontingentu a vypĺňa osobné spisy, vedie abecednú knihu študentov a zohľadňuje hodiny školskej práce zamestnancov školy, spracúva a spracúva prenos osobných spisov študentov do archívu.
Vysoké školy vykonávajú nielen vzdelávacie, ale aj vedecké činnosti.
Povinnosti vedúceho dokumentu na univerzite zabezpečujú odborníkovi, aby vo všeobecnosti rozumel profilu konkrétnej fakulty, pretože musí pripraviť dokumenty na zasadnutia a zasadnutia a viesť ich zápisnice a telefonické rozhovory v mene dekana.
Osobné vlastnosti špecialistu na správu dokumentov
Pozornosť je najdôležitejšou kvalitou odborníka pri práci s dokumentmi. Zoznam osobných kvalít potrebných pre prácu s obchodnými dokladmi dopĺňa presnosť, starostlivosť a zodpovednosť. Chyby v údajoch, porušenie zákona, strata dokumentov môžu spoločnosti stáť veľa pri uzatváraní zmluvy alebo personálnom audite.
Objem informácií, s ktorými správca dokumentov pracuje, vyžaduje dobrú pamäť.
Aby pracoval v akejkoľvek oblasti, potrebuje vytrvalosť a gramotnosť pri práci s dokumentmi a v oblasti personálneho manažmentu - a organizačných schopností, kreativity a komunikačných zručností.
Stanovenie správnych cieľov a práca so štruktúrou spoločnosti, takzvané podnikateľské kvality, sú nevyhnutné pre správcu dokumentov, aby zorganizoval optimálny pracovný tok a klasifikátor.
V malých firmách často pracuje správca dokumentov sám. Samoorganizácia, disciplína a sebakontrola pomáhajú organizovať efektívnu prácu.
Požiadavky na dokumentáciu
Pevný regulačný rámec pre správu dokumentov si vyžaduje odbornú prípravu. Preto sa pri prijímaní do zamestnania vyžaduje diplom vysokej školy alebo stredoškolskej špeciálnej vzdelávacej inštitúcie v špecializáciách „Dokumentácia“, „Dokumentačná podpora podniku“. Existujú aj súvisiace špeciality: „Podpora dokumentácie v jurisprudencii“ alebo „Informačná podpora podniku“.
Legislatívne a zákonné, správne, regulačné a usmerňujúce dokumenty vyšších orgánov súvisiace so správou dokumentov sú všeobecné požiadavky na dokumenty, ktoré by mal správca dokumentov poznať. Pracovné povinnosti si vyžadujú znalosti alebo aspoň ich základné znalosti o metódach analýzy, výskumu, návrhu, implementácie a vývoja dokumentačných systémov, o návrhu a prevádzke automatizovaných systémov riadenia; organizácia archivácie a základného programovania.
Výhody a nevýhody povolania správcu dokumentov
Povolanie správcu dokumentov je univerzálne. Diplom a znalosti v odbore umožňujú absolventovi pracovať v akejkoľvek organizácii, pretože pracovný tok je všade. To je hlavná výhoda tohto povolania.
Druhou výhodou môže byť príležitosť pracovať ako správca, archivár, úradník, asistent tajomníka, vedúci kancelárie, asistent vedúceho a nielen správca dokumentov.
Tretím plusom je, že napriek zdanlivo bežnej práci je správca dokumentov v centre informačných tokov v organizácii a vlastní takmer všetky svoje tajomstvá. Niekedy je okrem vrcholového manažmentu jediným vlastníkom týchto tajomstiev.
Pracovné skúsenosti a podnikateľský duch umožňujú správcovi dokumentov zorganizovať vlastné podnikanie na poskytovanie informačných služieb, ak si to želajú.
Medzi výhody profesie patrí práca v kancelárii v dobrých podmienkach, bez ohľadu na profil podniku a prísny rozvrh práce.
Nevýhodou dokumentárneho povolania je uniformita a, čo je najdôležitejšie, veľká zodpovednosť.
Kde môže pracovať správca dokumentov?
Keďže manažéri dokumentov, ktorí získali vzdelanie vo svojom profile, môžu pracovať so všetkými typmi dokumentov (účtovnými, personálnymi, vedeckými a technickými), môžu byť žiadaní v rôznych organizáciách:
- v miestnych a štátnych orgánoch;
- v riadiacich orgánoch odborov;
- v archívnych a dokumentačných službách inžinierskych a dizajnérskych, výskumných inštitúcií, v zdravotníctve, archívoch, knižniciach a múzeách, štruktúry na presadzovanie práva;
- v administratívnych službách a oddeleniach obchodných štruktúr: administratíva, administratíva, personálne riadenie;
- v oblasti rozvoja informačných systémov, dokumentačného poradenstva, auditu bezpečnosti informácií.
Kariérny rast správcu dokumentov závisí od miesta výkonu práce. Vo veľkých štruktúrach sa môže dostať k vedúcemu záležitosti, v malom - k asistentovi manažéra. Vrcholom kariéry v oblasti správy dokumentov možno považovať prípravu dokumentov pre vládu a prezidenta Ruskej federácie.
