Vedúci kancelárie - kto to je? Povinnosti vedúceho kancelárie

„Plankton“, „manažéri“ - všetky tieto nestranné definície sa týkajú práce administratívnych pracovníkov. Je však takáto práca zbytočná? Vedúci kancelárie - kto to je? Aká je jeho zodpovednosť?

Vedúci kancelárie - kto to je?

Povolanie úradníka sa často zamieňa s povolaním tajomníka. Medzi týmito špecialitami je však stále rozdiel. Takže, vedúci kancelárie - kto to je?

Manažérom tejto oblasti je vedúci kancelárie alebo správca. Reguluje kancelársku prácu, je dôležitým informačným prepojením medzi zamestnancami a nadriadenými, klientmi a zamestnancami atď.

Čím aktívnejšia je činnosť organizácie, tým viac problémov má denné malé organizačné záležitosti a dokumentácia. Ich realizácia a zabezpečenie administratívneho pracovníka.

Zabezpečuje, aby všetky súčasné dokumenty, ako aj príkazy jeho nadriadených boli riadne vykonané. Zároveň by sa mali výkonné príkazy oznámiť zamestnancom spoločnosti včas, mali by sa zohľadniť všetky sťažnosti návštevníkov a návrhy zamestnancov by sa mali oznamovať úradom.

Kancelárske práce, ako aj komunikácia v spoločnosti tak čiastočne spadajú na plecia administratívnych pracovníkov.

Miesto práce a plat

Kancelársky manažér je potrebný v každej spoločnosti, ktorá má kanceláriu, manažéra a najmenej niekoľko zamestnancov. V malých organizáciách je zoznam takýchto špecialistov oveľa menší ako napríklad v obrovskej spoločnosti. Vo veľkej spoločnosti môže byť niekoľko administratívnych pracovníkov a každý z nich je pridelený do svojho vlastného oddelenia.

Ukazuje sa, že dopyt po takýchto odborníkoch je pomerne vysoký a pravdepodobne bude naďalej rásť. Neexistujú však prakticky žiadne kariérne vyhliadky. Najmä ak osoba okrem vedenia kancelárie už nevlastní žiadne povolanie.

Vzhľadom na to, že povinnosti nie sú príliš zložité, konkurencia o jedno pracovné miesto, aspoň v Rusku, je pomerne vysoká - 6 ľudí o voľné pracovné miesto. V rovnakej dobe, plat je nízka podľa kapitálových štandardov - 27 tisíc rubľov.

V kultúrnom hlavnom meste - Petrohrade - je plat týchto pracovníkov o 5 až 7 tisíc nižší a konkurencia je mnohonásobne vyššia. Čím ďalej na perifériu krajiny, tým nižší je plat a tým viac uchádzačov o pozíciu.

Potrebné osobné vlastnosti

Príkazy, ktoré prijal vedúci kancelárie, si spravidla vyžadujú naliehavé a rýchle vykonanie. Od žiadateľa sa preto vyžaduje predovšetkým starostlivosť, pohotovosť a presnosť. Dôležitá je aj dobrá pamäť a sústredenie.

Osoba, ktorá zastáva túto pozíciu, by mala byť priateľská a spoločenská, pretože v niektorých situáciách vystupuje pred klientmi ako zástupca spoločnosti.

Vedúci kancelárie musí mať kompetentný a logicky štruktúrovaný prejav, ako aj magisterskú obchodnú etiku, pretože sa často podieľa na organizovaní obchodných rokovaní a obchodných stretnutí.

Nebolí to ani užitočné znalosti, ako napríklad telefónne číslo dobrého elektrikára alebo donášková služba na obed. Skutočne, v mnohých spoločnostiach je poradie v kancelárii, ako aj spokojnosť zamestnancov, tiež kontrolované manažérom.

Základné zručnosti manažéra kancelárie

1. Prvou požiadavkou pre takéhoto zamestnanca je dobrá znalosť PC a internetu. Ak bude žiadateľ okrem programov Word a Excel vlastniť aj Photoshop alebo Office Picker Manager, je to ďalší dôvod, prečo si ho najať, a nie niekoho iného.
2. Vysoká rýchlosť tlače. Schopnosť rýchlo písať texty je pre manažéra kancelárie jednou z najdôležitejších.
3. Zručnosti v oblasti administratívneho riadenia získané v predchádzajúcich zamestnaniach sa požadujú, ak človek získa prácu vo veľkej spoločnosti.
4. Papierové zručnosti. Dokumentácia je jednou z hlavných povinností tohto typu špecialistov, preto sú základné vedomosti nevyhnutné.
5. Zaistené používanie kancelárskeho vybavenia. Faxy, tlačiarne, skenery - všetko by malo byť v kompetencii správcu kancelárie.
6. Zručnosti kompetentnej a diplomatickej komunikácie. Vedúci kancelárie musí komunikovať nielen kompetentne, v prípade potreby musí byť schopný vyriešiť konfliktné situácie.
7. Znalosť cudzieho jazyka. Vo veľkých medzinárodných spoločnostiach musí byť manažér kancelárie plynule minimálne v základnej angličtine.

Všeobecné ustanovenia opisu práce

Pozíciu vedúceho kancelárie schvaľuje generálny riaditeľ spoločnosti. V rôznych spoločnostiach sa môže v niektorých ohľadoch líšiť, ale vo všeobecnosti sa jeho hlavné ustanovenia nemenia. Pred podpísaním pracovnej zmluvy je potrebné oboznámiť sa s pracovným pokynom, aby ste si neskôr nemohli sťažovať, že splnenie určitých povinností nebolo súčasťou vašich plánov.

Všeobecné ustanovenia môžu uvádzať:

• kto je zodpovedný za najímanie vedúceho kancelárie;
• ktorý má právo ho zbaviť funkcie;
• komu zamestnanec podáva správy;
• kto podáva správy vedúcemu kancelárie;
• ktorý vykonáva funkcie vedúceho kancelárie v jeho neprítomnosti atď.

Kancelárski manažéri sa zvyčajne podávajú generálnemu riaditeľovi. Správcovia kancelárie hlásia kuriérov, vodičov, čističov atď.

Tiež vo všeobecných ustanoveniach je možné určiť, ktorý zamestnanec, s akou kvalifikáciou môže byť prijatý pre opísanú pozíciu.

Priame povinnosti

V ďalšom odseku pokynov sú stanovené povinnosti vedúceho kancelárie.

Pokiaľ ide o obnovenie voľných pracovných miest, často žiadatelia v samostatnom stĺpci uvedú, aké povinnosti plnili pri predchádzajúcom zamestnaní v kancelárii. Zamestnávateľ tak získa viac informácií o schopnostiach žiadateľa.

Aké položky môžu byť priamou zodpovednosťou manažéra kancelárie?

1. Dohľad nad telefónnymi hovormi. Zamestnanec musí odpovedať na prichádzajúce hovory podľa svojich najlepších schopností, odpovedať na otázky odporcov a informovať svojich nadriadených o informáciách, ktoré požiadal o prenos.
2. Kurátor dokumentácie. Uchovávanie a účtovanie dokumentov, kontrola korešpondencie, vykonávanie príkazov atď. - Toto sú priame zodpovednosti vedúceho kancelárie.
3. Rozmnožovanie dokumentov. Zamestnanec vykonáva na základe špeciálnych pokynov šéfa kopírovanie a duplikovanie práce.
4. Vytváranie listov, žiadostí - t. Korešpondencia s partnermi, zákazníkmi alebo dodávateľmi na žiadosť okamžitého nadriadeného.

Povinnosti vedúceho kancelárie môžu zahŕňať najmenej šesť ďalších druhov práce. V každej spoločnosti je však zaťaženie odborníkov v tejto kategórii stanovené individuálne.

Práva správcu kancelárie

Akékoľvek pokyny vedúceho kancelárie zahŕňajú nielen povinnosti, ale aj práva.

1. Poskytnúť úplné informácie. Na vykonávanie určitých úloh má správca úradu právo požadovať poskytnutie toho množstva informácií vrátane dôverných, ktoré potrebuje.
2. Dôkladné návrhy na racionalizáciu. Ak sú pre organizáciu kancelárskych prác potrebné inovácie, alebo ďalšie pokyny generálneho riaditeľa, potom má manažér právo ponúknuť ich zavedenie.
3. Vyžadovať správne pracovné podmienky. Ak nie je možné splniť úradné povinnosti z dôvodu nedostatku potrebných podmienok, správca úradu môže požadovať ich vytvorenie.
4. Konať v kompetencii. Po preštudovaní popisu práce má zamestnanec právo rozhodovať a vydávať rozkazy, ale iba v rámci svojej kompetencie.

Toto je hrubý sprievodca právami, ktoré má manažér kancelárie. Môžu byť doplnené alebo znížené v závislosti od špecifík inštitúcie.

Zodpovednosť

Vedúci kancelárie je profesia, ktorá si vyžaduje aj určitú zodpovednosť. Jeho rozsah a trest za porušenie pravidiel určuje každý zamestnávateľ individuálne. Najčastejšie body, za ktoré je zodpovednosť uvedená v popisoch pracovných miest, vyzerajú asi takto.

1. Za nedbanlivý prístup k svojim povinnostiam. Predčasné vykonanie príkazov a akákoľvek iná nedbanlivosť je vina zamestnanca, na ktorú je potrebné odpovedať.
2. Na zverejnenie dôverných informácií. V pracovných zmluvách a popisoch pracovných miest si musíte pozorne prečítať ustanovenia o dôvernosti informácií. Pre jej odhalenie najčastejšie môžete prísť o prácu.
3. Za porušenie kompetencie. Činnosti nad rámec kompetencie zamestnanca nie sú povolené.
4. Za porušenie pracovného harmonogramu atď. Za porušenie pracovného rozvrhu, protipožiarnych predpisov alebo bezpečnostných opatrení je zodpovedný aj zamestnanec.

Výhody a nevýhody profesie

Táto profesia má, rovnako ako mnoho iných, množstvo výhod a nevýhod. Aké sú výhody práce na manažérovi kancelárie?

Reakcie pracovníkov, ktorí pracujú v tejto oblasti, sa týkajú predovšetkým vysokého dopytu po tejto profesii: po získaní niektorých skúseností v tejto oblasti nie je ťažké nájsť lepšie platenú prácu. Administratívne zručnosti, ktoré sa získavajú v pracovnom procese, sú relevantné v každodennom živote. Okrem toho vám práca v kancelárii umožňuje rozvíjať svoje komunikačné schopnosti.

Medzi mínusy patrí zvýšená psychologická záťaž zamestnancov, pretože v jeden pracovný deň musíte vyriešiť mnoho rôznych problémov. Vedúci pracovníci okrem priamych povinností často zaťažujú aj manažérov kancelárií osobnými požiadavkami a ďalšími pokynmi.

Kde študovať povolanie?

Správca kancelárie, kto to je, je zrejmé z vyššie uvedeného. Kde sa však človek môže učiť tejto profesii?

Neexistuje žiadna špeciálna fakulta, ktorá by pripravovala administratívnych pracovníkov na ktorejkoľvek univerzite. Manažér však často chce, aby osoba s vysokoškolským vzdelaním zastávala túto pozíciu. Aké vzdelanie to nebude, nie vždy dôležité - hlavné je, že uchádzač je absolventom univerzity. V provinčných mestách môže byť táto pozícia obsadená aj po 9 triedach vzdelávania. Každá spoločnosť samostatne rozhoduje, ktorý manažér kancelárie to vyžaduje.

Zamestnávateľ sa bude zaujímať predovšetkým o ďalšie charakteristiky uchádzača:

• či už predtým pracoval v tejto oblasti;
• Aké dobré sú počítačové zručnosti
• Vie papierovanie;
• Hovorí jazykmi atď.

Nemôžete zľava na komunikačné schopnosti človeka. Ak je všetko v poriadku podľa týchto ukazovateľov, šance na získanie zamestnania sa zvyšujú.