Ako vytvoriť profily pracovných miest na nájdenie hodnotných zamestnancov?

Pred každým manažérom alebo HR manažérom sa skôr či neskôr stáva otázka obsadenia voľného miesta. Výber dobrého odborníka nie je ľahká úloha. Na tento účel manažéri často zostavujú profily úloh, ktoré vám pomôžu orientovať sa v požiadavkách na žiadateľa.

Vymedzenie pojmu

Profily pracovných pozícií sú súborom odborných a osobných spôsobilostí, ktoré musí uchádzač o prácu spĺňať. V súčasnosti neexistuje formalizovaný opis charakteristík, ktoré by mal mať zástupca konkrétneho povolania, a preto manažéri tieto dokumenty vypracovávajú nezávisle.

Dá sa povedať, že profil pozície je akýmsi štandardom, podľa ktorého musí zamestnanec plniť svoje povinnosti. Opis by mal byť podrobný a čo je najdôležitejšie - realistický. V dokumente by sa mali zobraziť tieto hlavné položky:

• miesto a význam pozície v organizačnej štruktúre konkrétneho podniku;
• funkčné povinnosti, ktoré musí vykonávať zamestnanec prijatý pre túto pozíciu;
• profil, ktorý uvádza základné kompetencie, ktoré by mal mať kandidát na pozíciu;
• osobné vlastnosti, ktoré sú potrebné na plnenie určitých povinností;
• minimálny zoznam požiadaviek, ktoré organizácia predkladá svojim zamestnancom.

Môžeme teda povedať, že profily pracovných miest sú súborom charakteristík, ktoré musí zamestnanec spĺňať. Toto je špecifický štandard, ktorý opisuje povinnosti, ako aj kvalifikáciu a osobné parametre žiadateľa.

Prečo potrebujem pracovné profily

Manažéri ľudských zdrojov pravidelne čelia problému zatvorenia neobsadeného miesta. Bez podrobného profilu pozície by ste nemali pokračovať v priamom výbere zamestnancov. Tento dokument slúži ako pomôcka v nasledujúcich prípadoch:

• výber kandidátov na obsadzovanie voľných pracovných miest;
• na osvedčenie už pracujúceho personálu s cieľom odhaliť mieru súladu s vykonávanou funkciou (to platí aj pre zamestnancov, ktorí prešli skúšobnou dobou);
• s cieľom vypracovať plány odbornej prípravy zamestnancov a ďalšieho vzdelávania;
• ak potrebujete vytvoriť rezervu personálu do budúcnosti;
• s cieľom naplánovať kariérny rast a ďalšie povýšenie zamestnancov na vedúce pozície v organizácii.

Pomerne často je profil práce uchádzača o miesto zamieňaný s popisom práce. Zásadný rozdiel medzi týmito dvoma dokumentmi je v tom, že druhý dokument sa zostavuje na základe právnych požiadaviek. Opis práce je všeobecný dokument, ktorý sa pripravuje pre povolanie ako celok, a nie pre konkrétneho zamestnanca konkrétnej organizácie. Definuje hlavné zodpovednosti a pracovné podmienky. Profil práce je dokument miestnej povahy, ktorý nemá jasné požiadavky na obsah a štruktúru. Personálny manažér (alebo iní zamestnanci personálu) ho zostavuje na základe svojich vlastných skúseností alebo všeobecných zvyklostí organizácie.

Odborné spôsobilosti

Každá pozícia vyžaduje, aby zamestnanec mal určité kompetencie. Toto sú kvalifikačné charakteristiky, ktoré sú potrebné na vykonanie určitých prác. Profil kompetencie príspevku obyčajne obsahuje nasledujúce položky:

• strategické myslenie (znamená schopnosť vytvárať dlhodobé plány s ohľadom na možné riziká a alternatívne možnosti);
• vplyv na ostatných (schopnosť obhajovať svoje stanovisko a presvedčiť ostatných o jeho správnosti);
• zručnosti pri riešení problémov (schopnosť primerane reagovať na neštandardné situácie a ťažkosti, ako aj rýchlo nájsť východisko z nich);
• vyhľadávanie informácií (výber a filtrovanie údajov, schopnosť nájsť a používať relevantné zdroje);
• schopnosť pracovať s klientmi a protistranami (berúc do úvahy záujmy, porozumieť psychológii, uspokojovať želania a potreby);
• flexibilita (rýchla reakcia a rozhodovanie v súlade so meniacou sa situáciou);
• zamerať sa na kvalitu (znalosť a splnenie všetkých požiadaviek a noriem, ako aj túžba neustále zlepšovať).

V závislosti od príslušnej pozície sa zoznam kompetencií môže rozšíriť alebo zúžiť. Profesijný profil pozície obsahuje nielen požiadavky, ale aj stupeň ich závažnosti (základný, vysoký, maximálny). Tento ukazovateľ môže byť určený pohovorom alebo špeciálnymi psychologickými testami.

Ako sa zostavuje

Vypracovanie profilu príspevku je dosť pracný proces. Jeho nevyhnutnosť je spôsobená skutočnosťou, že tento dokument vám umožňuje určiť parametre, ktoré by mal mať hodnotný zamestnanec. Po správnom sformulovaní profilu pracovníci HR veľmi uľahčujú proces vyhľadávania a výberu nových zamestnancov. Pri zostavovaní dokumentu stojí za to nasledovať niekoľko odporúčaní a pravidiel:

• Názov príspevku by mal byť stručný a mal by jasne vyjadrovať jeho podstatu. Za zmienku tiež stojí krátky opis, ktorý bude obsahovať zoznam hlavných zodpovedností zamestnanca. Môže byť uvedený ako zoznam úloh. Toto bude základom profilu príspevku.
• Zoznam základných informácií o pozícii by mal obsahovať nielen poradie práce, ale aj výšku platu, čo bude jedným z kľúčových bodov pri pohovore. Je tiež potrebné opísať hierarchiu podriadenosti, ako aj približný zoznam osôb, s ktorými bude nový zamestnanec musieť interagovať.
• Plnenie pracovných povinností si vyžaduje súbor konkrétnych kompetencií. Tento zoznam by nemal byť príliš rozsiahly (nie viac ako 10 bodov). Môže sa zostavovať na základe osobných skúseností, teoretických výskumov, pozorovaní zamestnancov, ako aj na základe sociologického prieskumu. Kompetencie môžete rozdeliť do niekoľkých skupín (napríklad konkrétne a podnikové).

Profil by mal byť stručný a priestranný. Umožní vám to získať komplexné informácie bez toho, aby ste museli tráviť príliš veľa času ich spracovaním.

Hlavné etapy stvorenia

Vývoj profilu práce zahŕňa niekoľko po sebe nasledujúcich etáp:

• V prvej fáze prípravy dokumentu by sa mali starostlivo preštudovať opisy pracovných miest, ako aj všetky informácie týkajúce sa špecifík podniku. Rozhovory so zamestnancami alebo sociologický prieskum môžete viesť pomocou štandardizovaných formulárov.
• Ďalej je určený okruh osôb, ktoré sa budú priamo podieľať na práci. Špecialisti na ľudské zdroje sa touto otázkou zaoberajú častejšie. Je však dôležité zapojiť aj manažérov iných služieb, pre ktoré sa zostavujú profily. Práca sa môže vykonávať spoločne alebo oddelene s následnou integráciou výsledkov do konečného pracovného dokumentu.
• Tretia etapa zahŕňa štúdium organizačnej štruktúry podniku s cieľom určiť miesto pozície v ňom. Mali by sa identifikovať podriadení, ako aj bezprostrední nadriadení, ktorým nový zamestnanec podá správu.
• Nasleduje podrobný popis funkčných zodpovedností, ktoré zodpovedajú konkrétnemu postaveniu. Základom nie sú len právne akty, ale aj osobné skúsenosti v konkrétnom podniku.
• V piatej etape musí personálny manažér (alebo iný špecialista, ktorý sa podieľa na príprave profilu) určiť zoznam vedomostí a zručností, ktoré budú potrebné na vykonávanie pracovných povinností. Je to o odborných schopnostiach.
• Po definovaní kompetencií je dôležité ich rozdeliť podľa stupňa dôležitosti a podľa úrovne, v akej by ich mal mať špecialista. Toto uľahčí výberové konanie.
• Ďalej musia účastníci pracovnej skupiny určiť, aké osobné vlastnosti by mal mať žiadateľ o obsadenie voľného miesta. Charakterové črty sú niekedy dokonca dôležitejšie ako odborné kompetencie, pretože tieto sa môžu rozvíjať a prvé sa môžu stať vážnou prekážkou v pracovnom procese.
• V ôsmej etape je potrebné určiť všeobecné požiadavky na zamestnanca. Zvyčajne to je pohlavie, vek, úroveň vzdelania alebo pracovné skúsenosti atď. Je potrebné poznamenať, že prvé dve označenia nie sú vždy použiteľné, pretože ich zákon môže interpretovať ako diskrimináciu.
• Posledná fáza spočíva v definovaní kritérií, podľa ktorých sa určí efektivita práce zamestnanca. Môžu sa použiť počas skúšobného obdobia alebo na pravidelné hodnotenie kvality práce existujúcich pracovníkov.

Je potrebné poznamenať, že tento algoritmus nie je povinný pre súlad vo všetkých organizáciách. V závislosti od veľkosti podniku a od špecifík jeho organizačnej štruktúry sa môžu niektoré fázy vynechať a môžu sa zaviesť aj ďalšie.

Zostavenie vzorky

V súčasnosti neexistuje jednotná forma, podľa ktorej by sa zostavoval profil požiadaviek na pozíciu. A samotné profesie v každom podniku môžu mať špecifické požiadavky. Manažéri ľudských zdrojov však už vyvinuli určitú prax, v súlade s ktorou sa zostavuje profil práce. Vzorka môže vyzerať takto:

• názov zamestnania podľa tabuľky zamestnancov;
• stručný popis (čo by mal zamestnanec urobiť);
• základné podmienky (pracovný harmonogram, úroveň odmeňovania atď.);
• požiadavky predložené uchádzačovi o pracovné miesto (úroveň vzdelania, pracovné skúsenosti v konkrétnej oblasti, určité špeciálne zručnosti);
• rozšírený zoznam pracovných povinností;
• podnikové kompetencie, ktoré by mal mať potenciálny zamestnanec konkrétnej organizácie;
• psychologické testy a iné metódy posudzovania súladu zamestnanca s konkrétnym postavením.

Toto je približná šablóna. Toto je najčastejšie štruktúra profilu úlohy. Vzorka sa môže rozšíriť alebo zúžiť v závislosti od štruktúry organizácie. Pre konkrétne príspevky môžu byť zadané aj ďalšie parametre.

HR profil

Personálny manažér je jednou z najviac zodpovedných pozícií v podniku, pretože kvalitatívne zloženie zamestnancov závisí od tohto zamestnanca. Osobitné požiadavky sa preto kladú na zamestnancov, ktorí sa odrážajú v takom dokumente, ako je profil miesta. Vzorka môže byť nasledovná:

• pracovné zručnosti s ľuďmi (personálny manažér musí mať komunikáciu a riešenie sporov);
• rýchle zapojenie (HR špecialista by nemal byť ľahostajný, mal by mať záujem na riešení niektorých otázok);
• iniciatíva v záležitostiach týkajúcich sa zlepšenia štruktúry a kvality personálu;
• otvorenosť voči komunikácii (táto kvalita je nevyhnutná vzhľadom na špecifické vlastnosti pozície);
• nadšenie pri riešení aktuálnych problémov;
• pozitívna nálada, ktorá sa odovzdá všetkým ostatným členom tímu;
• schopnosť viesť konverzáciu (je to manažér, ktorý hrá vedúcu úlohu v rozhovore s potenciálnymi a skutočnými zamestnancami);
• vodcovské schopnosti;
• zručnosti hovorenia na verejnosti (na predkladanie správ a správ vrcholovému manažmentu, ako aj vedenie seminárov pre podriadených);
• neštandardné myslenie na tvorivé rozhodnutia v núdzových situáciách;
• oratorické zručnosti, presvedčivosť vyjadrení;
• rýchlosť myslenia a rýchlosť konania;
• schopnosť prispôsobiť sa meniacim sa podmienkam (ako aj pomáhať novoprijatým zamestnancom);
• neexistencia strachu z rizika (táto charakteristika by mala byť mierne výrazná);
• nezávislosť pri rozhodovaní;
• schopnosť experimentovať a nájsť nové prístupy k riadeniu;
• zmysel pre humor, ktorý pomáha rušiť stresové a stresové situácie.

Profil postavenia vedúceho zodpovedného za výber personálu by sa mal zostavovať s osobitnou starostlivosťou, pretože táto pozícia je jedným z kľúčov v každom podniku. Osoba, ktorá sa uchádza o túto pozíciu, musí v plnej miere splniť požiadavky, pretože zodpovednosť za vytvorenie personálu zostáva na jeho pleciach.

Požiadavky obchodného manažéra

Pomerne často sa môžete stretnúť s takouto voľnou pozíciou ako manažér predaja. Napriek tomu, že veľa mladých ľudí začína svoju profesijnú dráhu s podobnou prácou, žiadateľom sa v tejto fáze kladú pomerne vážne požiadavky. Typický profil pozície manažéra predaja je nasledujúci:

• pripravenosť na stálu komunikáciu so širokým spektrom ľudí (dodávatelia, zákazníci, zákazníci atď.);
• schopnosť rýchlo sa rozhodnúť po rokovaniach s protistranami;
• schopnosť udržiavať optimálnu náladu v rozhovore, ako aj vytvárať atmosféru dôvery;
• kreativita myslenia (dôležitá pri prezentácii produktu);
• schopnosť racionálne organizovať svoj čas (keďže práca vyžaduje veľa denných stretnutí a rokovaní);
• diplomatický tón v komunikácii s dodávateľmi a zákazníkmi;
• emocionálna rovnováha, schopnosť zostať pokojná v stresových situáciách a rýchlo nájsť cestu z konfliktov;
• schopnosť nájsť spoločný jazyk s rôznymi typmi osobností;
• lojalita k predávanému produktu.

Je potrebné poznamenať, že je uvedený veľmi približný profil pozície. Príklad je možné rozšíriť alebo skrátiť podľa potrieb konkrétnej organizácie.

Základné prístupy k profilu práce

Vypracovanie profilu práce sa môže uskutočniť v súlade s dvoma hlavnými prístupmi:

• Situačný prístup znamená, že dokument sa zostavuje v naliehavom prípade, keď je naliehavé zatvoriť neobsadené miesto. Keďže čas je veľmi obmedzený, dokument sa vypracúva veľmi približne a uvádza len najzákladnejšie požiadavky na potenciálneho zamestnanca. V budúcnosti môže tento obrobok slúžiť na vytvorenie úplného profilu.
• Metodický prístup si vyžaduje dôkladnú prácu, v dôsledku ktorej sa budú rozvíjať jasné črty pozície, potrebné kompetencie, osobné kvality a funkčné oblasti zodpovednosti. Bude obsahovať všetky komplexné informácie, a preto sa bude považovať za pracovný dokument pri vyhľadávaní a výbere personálu. Keďže organizácia prechádza akýmikoľvek reformami, zmení sa aj profil.

zistenie

Je potrebné poznamenať, že pre úspešný výber zamestnancov je dôležité, aby bol profil postavenia vypracovaný v podniku. Je dosť ťažké uviesť príklad zjednoteného dokumentu, pretože táto otázka nie je upravená zákonom, ale zostáva na uvážení podnikových manažérov.

Profil je jedným z hlavných nástrojov, ktoré sa používajú pri výbere kandidátov na konkrétne voľné pracovné miesto. Okrem toho sa v súlade s týmto dokumentom môže vykonávať pravidelná certifikácia personálu alebo overovanie založené na výsledkoch skúšobného obdobia. V závislosti od výsledkov štúdie možno identifikovať pokyny na zlepšenie úrovne kvalifikácie.

Pri zostavovaní profilu je možné použiť jeden z dvoch prístupov. Situácia nastane, keď je naliehavé ukončiť voľné pracovné miesto. V takom prípade je možné popis práce urobiť veľmi približne a uviesť iba hlavné charakteristiky. Ak hovoríme o metodickom prístupe, pripravuje sa podrobný podrobný dokument, ktorý sa neustále používa pri výbere zamestnancov.

Typický proces rozvoja profilu práce zahŕňa absolvovanie niekoľkých po sebe nasledujúcich etáp. Najprv si preštudujeme charakteristiky povolania, ako aj požiadavky naň stanovené regulačnými právnymi aktmi. Je tiež potrebné vytvoriť skupinu kompetentných odborníkov, ktorí sa budú podieľať na príprave dokumentov. Profil sa zostavuje s prihliadnutím na organizačnú štruktúru podniku, a preto by sa mal starostlivo preštudovať. Hlavnou časťou dokumentu je opis pracovných povinností potenciálneho zamestnanca, ako aj požiadavky na kompetencie. Je tiež potrebné venovať pozornosť osobným vlastnostiam (spoločenskosť, odolnosť voči stresu atď.).